Проведение стратегической сессии

Пошаговое руководство по подготовке, модерации и поддержке от Вячеслава Маковича
Проведение стратегических сессий — один из наиболее недооценённых инструментов развития бизнеса. Реализация не требует существенных затрат, а возможные выгоды — выглядят привлекательно.

Основная цель сессии — вынуть голову из операционки и оптимально распределить ресурсы за счет:
  • Фиксации текущих приоритетных целей
  • Формирования общей стратегии или бизнес-модели
  • Координации миссии компании и ключевых ценностей команды
  • Формирования общего плана действий по запуску нового проекта, развития направления или бизнеса в целом
  • Выявления основных точек роста бизнеса и возможных сдерживающей факторов
  • Определения списка актуальных бизнес-гипотез и способов их проверки

Дополнительный приятный бонус — сонастройка и усиление вовлеченности команды.
В этой статье поделюсь своим опытом проведения сессий, который я получил, как в работе с основателями ещё тогда небольших стартап-проектов, так и с командами крупных корпоративных клиентов.
Начнем с оргвопросов проведения стратсессии

Подготовка к стратегической сессии

Большая часть работы делается до сессии. Более того, я убежден, что успех сессии намного в большей степени зависит именно от качества её подготовки.
  • 1
    Начать стоит с понимания вводной информации: цель сессии, основной вопрос, ответ на который нужно найти на сессии, продукт сессии (что должно получиться / появиться в результате?), критерии успешности (как поймем, что сессия прошла успешно?), инициатор сессии, знания (что мы точно знаем, а где есть зоны неясности?), участники (кто должен быть и каковы их представления?), текущие и возможные проблемы, процесс (какие шаги нам нужно предпринять в рамках сессии?), место проведения, предыдущий опыт (проводились ли уже сессии и, если да, то какие были результаты и сложности?).
  • 2
    Далее этап, который многие напрасно пропускают — предварительные интервью с участниками. Такие интервью позволят ориентировать сессию на правильные цели, заранее предусмотреть и сгладить возможные сложности (в том числе, потенциальные конфликты), а также наладить предварительный контакт с участниками и, в случае скепсиса, “продать” им выгоды от вовлеченного участия.
    Ниже несколько полезных вопросов для подобных интервью:
    — Как думаете, зачем мы проводим сессию? Ответы на какие вопросы вы бы хотели получить? С чем бы хотели уйти с неё? Почему это важно?
    — Как вы видите будущее организации? В чем сильные стороны вашей компании? А с чем вы справляетесь не так хорошо, как хотелось бы? Почему?
    — Что мешает реализации текущей стратегии? Что может создавать сложности при внедрении изменений? Какова ваша выгода при успешной реализации проекта?
    — Что я, как ведущий, должен знать до начала сессии?
  • 3
    После этого можно приступать к подготовке плана сессии с точным таймингом, ключевыми вопросами для обсуждения и целевыми результатами.
В классическом виде план годовой стратсессии может быть таким, как на примере рядом, но каждый раз создавать план нужно индивидуально, исходя из целей и особенностей.
Из инструментов, часто подходят (если без злоупотреблений) классические консалтинговые формы, типа SWOT (только в полноценном формате: не просто прописать сильные стороны, слабые стороны, угрозы и возможности, а оценить и сопоставить для выделения приоритетных действий), матрицы BCG, GE / McKinsey, Ансоффа, Хосин-Канри и др.
После составления плана важно по каждому из пунктов понять, какую информацию (отчеты, материалы) следует участникам заранее узнать и какие материалы подготовить к сессии.


Фасилитация стратегической сессии

Перед началом стоит проверить все оборудование и повесить, как минимум, три листа флипчата (для фиксации решений, планов и вопросов на будущее), а также лист с правилами.
В начале сессии вам нужно: проинформировать о происходящем, вовлечь участников и утвердить список правил сессии. Свой список я взял из книги М. Вилкинсон. Секреты фасилитации. SMART-руководство по работе с группами (конспект можно прочитать по ссылке):
Список правил для стратсессии (источник)
— право высказаться есть у каждого, в том числе с предложением ускорится или замедлиться
— решения по предложениям участников будет решаться путём голосования
— говорить в один момент времени может только один человек
— нельзя использовать фразу “не получится” (в различных её вариациях), вместо этого нужно говорить конкретно, что именно может не сработать
— необходимо соблюдать электронный этикет
— в случае падения уровня энергии, мы будем использовать «подзарядку» (давайте вместе придумаем упражнение), каждый участник может в любой момент времени предложить совершить «подзарядку»
— роль участников — активное участие и обмен опытом, моя роль — сделать процесс более эффективным и сфокусированным
— необходимо соблюдать тайминг
— ориентация на то, чтобы охватить 100% повестки и проработать каждый пункт не менее чем на 85%
— дополнительные правила от участников
Далее идите по плану, каждый раз перед началом рассмотрения нового вопроса делая обзор пройденного и предстоящего и объясняя как новый пункт вписывается в цель сессии. А также перепроверять динамику сессии через соответствующие вопросы к аудитории: чувствуют ли прогресс? не устали? устраивает ли темп?

Из инструментов фасилитации, стоит использовать:
— Уточняющие вопросы: «Правильно я понял, что…?»
— Продолжающие вопросы: «Что ещё? Какие ещё…?»
— Работу в малых группах
— Инструменты генерации идей
— Различные инструменты принятия решений группой: голосование простым большинством, консенсусом (к которому нужно прийти не более, чем за 3 этапа голосования чередующегося с обсуждением) или с использованием балльных систем (наклеивание стикеров разных весов на предпочтительные варианты). В любом случае, принятие решений должно начинаться с совместного определения критериев, лоббирования (кто хочет, может высказывается за какой-то из вариантов) и, только потом, голосования.

В конце сессии следует провести обзор достигнутого: результаты , решения, действия (можно разделить не категории: которые можно было бы реализовать, которые необходимо реализовать и которые точно будут реализованы), открытые вопросы и получить обратную связь от участников сессии.

Поддержка после проведения сессии

После завершения сессии стоит обсудить итоги, подготовить резюме сессии — документ, содержащий список принятых решений, запланированных действий и выявленных вопросов для будущего обсуждения.
И я всегда выступаю за дополнительные поддерживающие активности в виде трекшн-сессий по реализации / корректирвки запланированного в рамках годовой стратсессии, так как внедрение запланированного на сессии — самый сложный этап.

Если остались вопросы или ищите ведущего на стратсессию, обращайтесь:

slava@makovich.ru

@slavamakovich (Telegram)