7 правил управления личной эффективностью

личная эффективность

«Время – самый ограниченный капитал, и если не сможете им распоряжаться, не сможете распорядиться ничем другим» Питер Друкер

За каждое действие или бездействие необходимо платить, как минимум, платить своим личным временем. Очень важно совершать выгодные покупки, ведь время – самый ценный ресурс. Оно не возобновляемо. В настоящей статье — несколько полезных примеров рационального отношения к своему времени. Сразу скажу, я не изобрёл в этой области ничего принципиально нового, но, надеюсь, это статья окажется полезной. Возможно для кого-то я открою новую технику, а кому-то в очередной раз напомню о том, что уже давно знаешь, но не всегда применяешь (как, например, я).

1) Первое правило личной эффективности – начни ценить своё время. Если это не будешь делать ты, то не будет никто. В году только 52 уикэнда – это совсем не так много. Когда это понимаешь, жизнь ощущается более остро, а время ценится намного сильнее. «Мы считаем купленным лишь приобретённое за деньги, а на что тратим себя, то зовём даровым. Всякий ценит самого себя дешевле всего» — писал ещё Сенека.

2) Как высвободить дополнительное время? Не делать то, что делать, вообще, не стоит (даже, если ты умеешь это делать эффективно). «Жизнь – это серия вдохновенных глупостей, где трудность заключается в том, чтобы понять, какие из них стоит делать» — подметил Джордж Бернард Шоу.

Основной «секрет» личной эффективности состоит не в использовании замысловатых техник и приёмов, а в том, чтобы просто регулярно успевать делать важные вещи, несмотря на весь набор проблем и недостатков, которые есть у всех людей. Компас важнее часов. На все дела времени никогда будет не хватать, но на приоритетные для тебя дела время найдётся всегда!

Для определения, что действительно важно предлагаю использовать упражнение Стиль Жизни. А лучшее, что можно сделать для того, чтобы выполнить эти важные задачи – это записать их в календарь с конкретным временем и железно зафиксировать для себя это время. Помни, на все дела времени не хватит никогда, но на самое важное время всегда найдётся. Появление в семье маленького ребёнка является отличным способом сконцентрироваться на важных задачах и отбросить лишнее (хотя не стоит заводить ребёнка только ради этого).

3) Попробуй проткнуть листок бумаги пальцем и попробуй раскрытой ладонью, как проще? Отвлечения ослабляют концентрацию и отдаляют от цели. «Если ты идешь к цели и на каждом шагу останавливаешься, чтобы кинуть камнем на каждую лающую на тебя собаку, то ты можешь не дойти до цели», писал Федор Достоевский.

Сконцентрированные и направленные усилия намного более продуктивны. Концентрация – это способность ставить рамки и говорить «нет» всему, что за этими рамками. Помни, формулу: «одно нет = много да». Она означает, что каждый раз, когда ты говоришь «нет», ты говоришь «да» чему-то другому. Например, отказался от того, чтобы задержаться на работе, но получил больше времени на общение с семьёй и занятия спортом. Инвестиции в «нет» окупаются. На чём следует концентрироваться?

  • На цели. Главное решить добиться и сконцентрироваться, дальше жизнь поможет. Это не мистика, просто у тебя будут правильно настроены внутренние фильтры. Когда хочешь в туалет, все ёмкости кажутся возможностями.
  • На текущем проекте. Лучше сделать один проект замечательно, чем иметь множество посредственных проектов.
  • На текущей задачи. Только находясь «сейчас» можно эффективно решать текущие задачи и, при этом, получать больше удовольствия от жизни.

Поэтому, группируй задачи (проверка почты, работа с документами, телефонные звонки, написание текстов, просмотр интересных сайтов, чтение книг и пр.), будь информационно воздержанными (когда работаешь над группой задач, отключи все раздражители: Интернет, компьютер, телефон (если не ждёшь срочных звонков), телевизор) и держи рядом с собой блокнот для записи посторонних идей и планов.  «Чтобы преуспеть в бизнесе, как, впрочем, и почти во всем другом, самое главное — это уметь сосредоточиться и рационально пользоваться своим временем» — заметил Ли Якокка

4) Отличный способ повысить личную эффективность – устранить многочисленные источники потерь времени (временные отрезки, прошествие которых не добавляют тебе ничего ни в эмоциональном, ни в физическом, ни в материальном, ни в коком-либо ещё плане). Ниже некоторые из них:

  • Поиск информации. По данным исследований (источник не помню, но цифру запомнил), 40 дней в год тратится на поиск информации. Структурируй папки на компьютере и разложи всё «по полочкам» у себя дома и на работе. Очень рекомендую;
  • Принятие повседневных решений. Много времени уходит на принятие решений, которые практически никак не повлияют на твою жизнь, поэтому ставь ограничения (правила) для уменьшения необходимости лишний раз совершать такой выбор. Правилами могут стать конкретные алгоритмы (например, выбирать в поездках первый попавшийся отель с рейтингом выше Х, по стоимости не выше Y и находящейся в центре города), заранее составленный план (например, план тренировок), введённые в свою жизнь ритуалы, автоматизация и ограничения по времени раздумий (например, тратить на выбор йогурта в магазине не более 15 секунд);
  • Переживания или обдумывание прошлого, которое уже нельзя изменить. Попробуй управлять своим внутренним диалогом: останавливай его или переключай внимание за счёт задавания себе правильных вопросов (например, не «Ну почему это случилось именно со мной?», а «Что в этом хорошего для меня?» или «Что сделать, чтобы больше такого со мной не случилось?»);
  • Время в дороге и в очередях. Найди, что слушать (есть куча полезных аудиокниг и аудиокурсов), что обдумывать (имей при себе список вопросов для обдумывания) или выучить (например, иностранные слова). Так, ежедневный двухчасовой путь между домом и работой магически превращается в 480 часов (240 * 2 = 480) в год, а за 20 дней можно успеть, как минимум базово выучить один иностранный язык (об изучении иностранного языка подробнее по ссылке);
  • Решение бытовых вопросов. Автоматизируй или делегируй всё, что не считаете лично для себя важным и увлекательным. Мыть посуду может посудомоечная машина, убираться может уборщица (это вовсе не дорого), ежемесячные платежи могут оплачиваться «самостоятельно» через настроенный автоплатёж и т.д.

Ведь, банально, но прав был Аристотель, заметив, «что в нашей власти сделать, то в нашей власти и не сделать».

5) Учитесь действовать быстро: скорость важный компонент продуктивности. На какие действия ты тратишь много времени? А что будет, если делать эти вещи быстрее?

  • приходится много читать? – Освой технику быстрого чтения: изучай оглавление и читай то, что нужно, избавься от проговаривания текста внутренним голосом (сначала будет ничего не понятно, а потом приятно), охватывай взглядом всю строку (а лучше абзац, а лучше страницу), исключай возвратные движения глаз, читай быстро и постоянно ускоряйся, создай комфортные условия для чтения. Про чтение будет отдельный материал с конкретными техниками.
  • приходится много писать? – Освой технику слепой печати, печатай в 10 раз быстрее. Можно использовать, например, программу Соло на клавиатуре (http://ergosolo.ru/ ) или её онлайн версию (http://nabiraem.ru/)
  • приходится много обучаться? – Освой техники эффективной учёбы. Как минимум, пойми, через какие каналы восприятия ты лучше усваиваешь информацию: есть аудиалы, которые намного легче воспринимают информацию на слух и визуалы, которым лучше понимать информацию в письменном виде.
  • приходится много ходить? – Двигайся быстро или возьми велосипед.
  • приходится много работать? – Делегируй задачи и построй эффективную систему коммуникаций, пресекая попытки обратного делегирования со стороны подчиненных.
  • приходится многое держать в голове? – Освой мнемотехнику запоминания (в Интренет есть много информации по этому поводу).
  • приходится много переписываться по электронной почте? – Эффективно работайте с электронной почтой: обрабатывай письма в отдельное время (1-2 раза в день) без частых помех, не читай все письма и не читай все письма целиком, сразу принимай решение: удалить, оставить без внимания, делегировать, исполнить сейчас, отправить в папку задач. Помни, что, в среднем, треть времени работы с почтой уходит на разбор спама.

6) Отдыхай. БСЭ приводит следующее определение: «В физиологическом смысле, отдых — состояние особой деятельности, когда клетка, оставаясь свободной от работы, восстанавливает свой нормальный состав. Регулярное чередование периодов работы и отдыха способствует укреплению условнорефлекторных связей, лежащих в основе поведения и трудовой деятельности человека».

«Я никогда не бываю так занят, как в часы своего досуга» — констатировал Цицерон. Чрезмерная монотонность – враг интеллекта, так что не забывай отдыхать, в том числе и от отдыха. Чтобы работать на высшем уровне производительности необходимо поддерживать концентрацию, для которой необходима хорошая интеллектуальная форма мозга.

  • Мозг формирует 2 % массы тела человека, но потребляет четверть кислорода, поступающего в организм. Больше гуляй.
  • Физические упражнения способствуют снабжению мозга кислородом и кровью, а также стимулируют выделение нейротропных факторов, которые предотвращают разрушение клеток мозга.
  • Мозг восстанавливает энергию во сне, но при времени сна меньшем 4-х часов смертность возрастает в 2,5 раза, а когда человек спит больше 10 часов, смертность становится в 1,5 раза выше. Спи оптимальное время.

Но я думаю, ты и так всё это уже знаешь. Хотя одних знаний бывает недостаточно. Ориентируйся на долгосрочную перспективу, а не стремись успеть всё за счёт возможного отдыха. Не будь тем дровосеком, который рубит лес тупым топором только потому, что у него «слишком много работы, чтобы заточить инструмент». Держите орудия труда готовыми к интенсивной работе.

7) И, последнее, жизнь слишком коротка, чтобы спешить. Присутствуй в том, чем ты занимаешься, как наставлял Ральф Эмерсон: «Мне нечего делать с прошлым, нечего с настоящим. Я живу сейчас». Наслаждайся моментами, а не теряй их, гоняясь за экономией времени. В заключении четверостишье из стихотворения Киплинга в переводе Лозинского:

Наполни смыслом каждое мгновенье,
Часов и дней неумолимый бег, —
Тогда весь мир ты примешь, как владение,
Тогда, мой сын, ты будешь Человек!

И, в заключение, несколько полезных приложений по личной эффективности

  • Evernote Scannable — сканер, синхронизированный с Evernote (это приложение не размещаю, его и так все знают или ещё узнают) и распознающий контакты с визиток https://appsto.re/ru/mVQP0.i
  • Fine Scanner  — более простой и удобный сканер документов, сохраняет в PDF и JPEG, но не умеет работать с визитками https://appsto.re/ru/-Y01F.i
  • 30/30- неплохой инструмент для соблюдения временных рамок плана и концентрации на текущей задачи https://appsto.re/ru/P8TjE.i
  • Sleep Better − умный будильник и отслеживание циклов сна, вставать реально легче https://appsto.re/ru/G7n_2.i
  • Деньги ОК — я перепробовал множество приложений по личной бухгалтерии. это лучшее, ещё и бесплатное. очень рекомендую https://appsto.re/ru/280hK.i
  • Аудиокниги от Audible — огромное количество хороших аудиокниг на английском https://appsto.re/ru/hSAOw.i
  • Бизнес литература — деловые аудиокниги на русском https://appsto.re/ru/TDsWD.i
  • КиноПоиск — экономит время при выборе фильмов (хотя можно зависнуть за трейлерами) и при заказе билетов https://appsto.re/ru/QLwEC.i
  • Тайм-Драйв: Ежедневник по методу Архангельского https://appsto.re/ru/PntvK.i
  • com — бронирование отелей https://appsto.re/ru/_Ia4v.i
  • Яндекс.Диктовка – адекватная расшифровка голоса https://appsto.re/ru/_sau3.i
  • do – визуально удобный диспетчер задач https://appsto.re/ru/ahkPD.i
  • Хаос-контроль — список целей и задач на основе GTD https://appsto.re/ru/LoArJ.i
  • Time Buttons Lite – инструмент для проведения аудита времени https://appsto.re/ru/7FuRY.i
  • Aviasales — покупка авиабилетов https://appsto.re/ru/qiyVD.i
  • Лучшие заметки очень удобный инструмент для ведения заметок https://appsto.re/ru/P11IY.i
  • Скорочтение IQ 2.0 – программа для проработки навыков быстрого чтенияhttps://appsto.re/ru/afsDX.i

Комментарии:

Оставить комментарий

This blog is kept spam free by WP-SpamFree.

Яндекс.Метрика